POLÍTICAS PARA GARANTIZAR LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN 2
II. NORMATIVIDAD 3
III. OBJETIVO 4
IV. ALCANCE 4
V. DEFINICIONES 4
VI. PRINCIPIOS 6
VII. AUTORIZACIÓN 7
VIII. AVISO DE PRIVACIDAD 8
IX. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS 8

1. Finalidades Generales 9
2. Clientes 10
3. Empleados 11
4. Candidatos 12
5. Exempleados 13
6. Visitantes 14
7. Contratistas 14
8. Aliados 15
   X. USUARIOS DEL MARKETPLACE PREFIERO 16
   XI. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 17
   XII. DERECHOS DE LOS TITULARES 17
   XIII. DEBERES DE ACR PLUS S.A.S EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO 18
   12.1 ACR PLUS S.A.S EN CALIDAD DE RESPONSABLE 18
   12.2. ACR PLUS S.A.S EN CALIDAD DE ENCARGADO 19
   XIV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR 20
9. Consultas 20
10. Quejas y/o Reclamos 20
    XV. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS 21
    XVI. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES NACIONAL 22
    16.1. RELACIÓN CON TERCEROS, ALIADOS ESTRATÉGICOS Y/O COMERCIALES Y ENCARGADOS DE ACR PLUS S.A.S 23
    XVII. VIDEO VIGILANCIA 23
    XVIII. VIGENCIA 24

I. INTRODUCCIÓN

ACR PLUS S.A.S., sociedad comercial con domicilio principal en Palmira (V), identificada con NIT 901.184.516-6, es una Fintech que en desarrollo de su objeto social recolecta y administra información personal. Por lo tanto, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal de sus clientes, empleados, candidatos, aliados y todos los demás titulares que ejerzan el tratamiento de datos personales por parte de ACR PLUS S.A.S. Por tal motivo, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales (Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012), ACR PLUS S.A.S adopta el presente MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS PARA GARANTIZAR LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

II. NORMATIVIDAD

A continuación, se relacionan las principales leyes y regulaciones aplicables, sin que ello implique que se limiten exclusivamente a las mencionadas, ya que también son aplicables las normas concordantes con la materia:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley 1581 de 2012 - Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
• Decreto 1377 de 2013 - Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
• Ley 1266 de 2008 - Por la cual se dictan disposiciones para la protección de la información y los derechos de los titulares frente a las bases de datos de entidades financieras
• Ley 1273 de 2009 - Por la cual se tipifican delitos informáticos y se dictan otras disposiciones
• Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Las leyes y disposiciones mencionadas no son limitativas, ya que también son aplicables las normativas concordantes con la materia que regulan el tratamiento de datos personales en sectores específicos o en situaciones particulares.

III. OBJETIVO

Este manual tiene como objetivo informar a los GRUPOS DE INTERÉS y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a ACR PLUS S.A.S, sobre la política de tratamiento de los datos personales en aras de permitir a los titulares de los datos personales ejercer el derecho de habeas data que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en nuestras bases de datos y/o archivos; en cumplimiento de dicho derecho, ACR PLUS S.A.S., solo recolecta y da tratamiento a datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su titular, implementando medidas de seguridad necesarias para proteger los datos personales.

Así mismo, comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales y de igual manera mediante este documento se explica la forma de acceder a sus datos personales y se determina como se dará tratamiento y posterior uso.

IV. ALCANCE

El presente Manual está dirigida a los clientes, usuarios, empleados, candidatos, aliados, y en general a los grupos de interés sobre los cuales ACR PLUS S.A.S realiza tratamiento de información personal.

La política de tratamiento de datos personales se aplicará obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por ACR PLUS S.A.S como responsable de dichos datos

V. DEFINICIONES

Para los efectos del presente manual y de conformidad a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
• Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
• Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

VI. PRINCIPIOS

Los principios que se establecen, a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por ACR PLUS S.A.S. en los procesos de tratamiento de datos personales:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere el presente manual es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012

VII. AUTORIZACIÓN

En virtud de su naturaleza y objeto social, ACR PLUS S.A.S recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene el consentimiento libre, previo, expreso e informado de la autorización del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta, verificación y trazabilidad posterior. ACR PLUS S.A.S conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento. El consentimiento del Titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, digital o por conductas inequívocas.

VIII. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento;
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este, y c.
Los mecanismos generales dispuestos por ACR PLUS S.A.S. para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

IX. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

ACR PLUS S.A.S, actuando en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido alguna relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, empleados y familiares de éstos, clientes, contratistas, aliados y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

1. Finalidades Generales

• Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamente el código penal colombiano.
• Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre comportamientos de pago o de inversiones y análisis estadísticos para usos internos.
• Controlar el acceso y establecer medidas de seguridad.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
• Contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio conocido o por conocerse, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
• Transferir la información recolectada a distintas áreas de ACR PLUS S.A.S. y a sus compañías vinculadas cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones.
• La atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de ACR PLUS S.A.S y en sus bases de datos comerciales.
• Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de ACR PLUS S.A.S.
• Para cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ACR PLUS S.A.S.

Los datos personales recopilados por ACR PLUS S.A.S. por cualquier medio y suministrados previa autorización de sus titulares, serán tratados con el grado de protección adecuado exigido por la Constitución, la ley y sus normas reglamentarias. En este sentido, el responsable del tratamiento se compromete a tratar los datos con la finalidad exclusiva para la que fueron recolectados y durante el tiempo máximo que la misma Ley establezca

2. Clientes

• Con fines estadísticos y de información financiera o comercial, para que se consulte, informe, reporte, almacene, transmita, transfiera, procese o divulgue, a cualquier entidad que administre bases de datos con tales fines, toda la información que se refiera al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y de terceros países, o al de las personas que representa, sean ellas mayores o menores de edad. Ello implica que el comportamiento frente a sus obligaciones, o de las personas que representa, será registrado con el objeto de suministrar información suficiente y adecuada al mercado sobre el estado de sus obligaciones financieras, comerciales, crediticias, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza o de las personas que representa.
• Consulta de los bienes, derechos o contratos que posea o llegare a poseer o que posea o llegaren a poseer sus representados, y cuya información repose en las bases de datos de entidades públicas y/o privadas, bien fuere en Colombia o en el exterior, con el propósito de conocer su comportamiento en cuanto a obligaciones financieras, comerciales, crediticias, de servicios, y para la gestión de cobro de las obligaciones a favor de ACR PLUS S.A.S.
• Fines estadísticos, comerciales y de mercadeo, entre ellas, para la construcción y actualización de modelos de riesgo, para el diseño de productos o servicios, la invitación a eventos, actividades sociales, actividades de educación, la promoción y divulgación de productos o servicios, y podrá ser revelada a terceros cuando ello se requiera en desarrollo de lo anteriormente señalado, en especial si ACR PLUS S.A.S, conjunta o separadamente, desarrolla productos, servicios, alianzas comerciales, o cualquier otra figura similar, con terceros, o para el cumplimiento o en ejecución de contratos de seguro en los que ACR PLUS S.A.S sea tomador, y/o asegurado, y/o beneficiario, incluidas asistencias o programas de previsión ofrecidos por compañías distintas a aseguradoras, siempre que actúen dentro del marco legal colombiano.
• El envío de mensajes a teléfono móvil o celular, al de sus representados y/o a través de correo electrónico o el de sus representados, de información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole, por parte de ACR PLUS S.A.S, o de compañías de seguros u otras empresas o entidades en desarrollo de lo señalado en el párrafo anterior.
• Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las oficinas o instalaciones de ACR PLUS S.A.S para garantizar la seguridad de los bienes e instalaciones.

3. Empleados

• Dar cumplimiento a las leyes, como las de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (sistema integral de seguridad social) e impuestos, y desarrollar la relación precontractual, contractual y post contractual.
• Manejar internamente la información en desarrollo del vínculo laboral existente y el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas del mismo.
• Cumplir con los requerimientos realizados por las autoridades judiciales y administrativas competentes.
• Consultar y/o verificar información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamente el código penal colombiano.
• Con el alcance permitido en la ley, consultar toda la información que se refiera al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y de terceros países
• Compartir los datos personales para ser informado o participar en las actividades de bienestar que desarrolla ACR PLUS S.A.S, directamente o a través de terceros quienes deberán dar el mismo tratamiento y mantener total reserva sobre los mismos.
• Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones de ACR PLUS S.A.S
• Publicar y divulgar imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos y filmaciones magnéticas entre otras, capturadas en los eventos y programas realizados por las diferentes áreas de ACR PLUS S.A.S.
• Utilizar los datos personales del colaborador para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le han sido asignadas en
• Asignar herramientas de trabajo, permisos, roles y usos en activos de información de ACR PLUS S.A.S.
• Desarrollar productos, servicios, alianzas comerciales, o cualquier otra figura similar, con terceros, o para el cumplimiento o en ejecución de contratos de seguro en los que ACR PLUS S.A.S sea tomador, y el titular sea el asegurado
• Consultar los datos personales relacionados con temas de salud, con el propósito de recibir información y acceder a los distintos servicios de los centros médicos, como: odontología, medicina general, especialidades médicas y campañas de promoción y prevención en salud ocupacional. Asimismo, para gestionar la transcripción de incapacidades o generación de reporte ante las ARL, COPASS o todas aquellas que las sustituyan en cumplimiento de la normatividad relacionada con seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.

4. Candidatos

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, la verificación de referencias laborales y personales y la realización de estudios de seguridad incluidas, pero no limitadas, a las pruebas de polígrafo y visita domiciliaria.
• Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamente el código penal colombiano.
• En caso de ser elegido, compartir los datos que requieran terceras personas o entidades para adelantar el proceso de contratación como, por ejemplo, exámenes médicos y controles de seguridad, y recibir de esos terceros la respectiva información del candidato.
• Confirmar la información personal que el candidato entregue mediante el cruce de ésta con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos
• Con el alcance permitido en la ley, consultar toda la información que se refiera al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y de terceros países.
• Solicitar información relacionada con la historia clínica, única y exclusivamente para los efectos derivados de la relación laboral, y con las limitaciones establecidas en la ley.
• Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante ACR PLUS S.A.S.
• Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante los fondos de pensiones y cesantías, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación familiar, en caso de ser elegido para el cargo vacante.

5. Exempleados

• Consultar y/o verificar información para expedir certificaciones laborales, o para entregar información al titular, cuando éste lo solicite.
• Cumplimiento de obligaciones derivadas de la relación laboral.
• Ejercer el derecho de defensa en caso de que se presente una controversia derivada de la relación laboral.
• Dentro del marco de la ley, confirmar la información relacionada con la relación laboral, a solicitud de terceros, para la confirmación de referencias.

6. Visitantes

• Recibir al visitante y canalizarlo en forma adecuada con la persona cuyo nombre haya mencionado al registrarse.
• Usar los datos entregados en caso de emergencia ante cualquier eventualidad
• Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones de ACR PLUS S.A.S, con el objeto de garantizar la seguridad de sus bienes y las personas relacionadas con la Entidad.

7. Contratistas

• Conocer y hacer seguimiento de la idoneidad financiera y el comportamiento comercial como de bienes y/o servicios.
• Consultar y/o verificar información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamente el código penal colombiano.
• Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte como el Titular de la información.
• Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presente en desarrollo de los vínculos contractuales como Titular de la información.
• Transmitir ofertas, servicios y productos que puedan ser útiles o adecuadas, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga con ACR PLUS S.A.S.
• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de tercero relacionado con ACR PLUS S.A.S.
• Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y/o cuentas de cobro presentadas a ACR PLUS S.A.S y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de ésta.
• Evaluar los productos y/o servicios ofrecidos o prestados por parte del Contratista o tercero relacionado con ACR PLUS S.A.S.
• Desarrollar y aplicar procesos de inscripción y selección, evaluación de desempeño, visitas en sitio, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaboración de solicitudes de cotización y propuestas y/o adjudicación de contratos.
• Enviar información por medios físicos y/o digitales, conocidos o por conocerse acerca de eventos y demás información de interés para mantener su relación como Contratista o tercero relacionado con ACR PLUS S.A.S.
• Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
• Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones, en las oficinas y en los establecimientos de comercio de ACR PLUS S.A.S.
• Asegurar el cumplimiento de los acuerdos de confidencialidad y no divulgación.
• Enviar reportes a las autoridades tributarias, judiciales y administrativas, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.
• Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de ACR PLUS S.A.S.

8. Aliados

• Recibir información sobre los productos o servicios ofrecidos por los responsables y sus aliados, a través de correo electrónico, teléfono fijo, celular, redes sociales o cualquier otro medio similar.
• Compartir y actualizar datos personales con las empresas o aliados, cuando sea necesario para la ejecución de los contratos que respalden la ejecución de los servicios ofrecidos por los responsables.
• Ser consultado en centrales de información financiera, así como de obtener las referencias comerciales necesarias que les permitan a los responsables tener un conocimiento adecuado sobre el comportamiento en el desarrollo de las relaciones financieras, comerciales o de servicios que haya adquirido.
• Reportar a las centrales de información financiera y crediticia que operen en Colombia, el nacimiento, modificación, extinción y cumplimiento de las obligaciones contraídas con los responsables.
• Compartir los datos personales con terceros aliados, ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando sea necesario para la adecuada ejecución de los servicios contratados con los responsables.
• Analizar por el sistema de monitoreo para la prevención del fraude o por personal autorizado y altamente calificado para analizar dicha data y mejorar los estándares de calidad de las transacciones de los servicios ofrecidos por los responsables.
• Utilizar sus datos personales con el fin de compartirlos con terceros aliados ubicados dentro o fuera de Colombia, a efectos de que les sean ofrecidos sus productos y/o servicios comerciales mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, SMS, MSM, redes sociales o cualquier otro medio similar, así como desarrollar actividades de conocimiento del cliente, campañas comerciales, publicitarias y marketing.

X. USUARIOS DEL MARKETPLACE PREFIERO

Adicional a las finalidades financieras y crediticias descritas anteriormente, cuando el Titular haga uso de la plataforma Marketplace PREFIERO, ACR PLUS S.A.S. tratará sus datos personales para las siguientes finalidades específicas de comercio electrónico:

1. Gestión de Pedidos y Logística: Transmitir los datos de identificación, contacto y dirección de envío a los COMERCIOS ALIADOS (vendedores terceros) y a las EMPRESAS DE TRANSPORTE y sus redes aliadas, exclusivamente para cumplir con el despacho, entrega y trazabilidad de los productos adquiridos.

2. Servicio Postventa: Gestionar trámites de garantías, cambios, devoluciones y derecho de retracto, lo cual puede implicar compartir datos del pedido con el fabricante o proveedor del producto para diagnósticos técnicos.

3. Cookies y Rastreo: Utilizar cookies y tecnologías de seguimiento para analizar hábitos de navegación dentro de la tienda virtual, recuperar carritos de compra abandonados y sugerir productos afines al perfil comercial del usuario.

4. Intermediación: Servir de canal de comunicación entre el Comprador y el Vendedor en caso de disputas o reclamos sobre la mercancía.

XI. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por ACR PLUS S.A.S durante el término contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley, adicionalmente se conservarán de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad.

XII. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ACR PLUS S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por ACR PLUS S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el presente reglamento o en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

XIII. DEBERES DE ACR PLUS S.A.S EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO

12.1 ACR PLUS S.A.S EN CALIDAD DE RESPONSABLE

• Mantener un registro de las autorizaciones otorgadas por los titulares o la documentación que respalde dicha autorización.
• Informar al titular sobre el propósito del tratamiento de sus datos personales, los posibles usos de la información y los derechos que le corresponden en virtud de la autorización proporcionada.
• Garantizar que la información se conserve en condiciones de seguridad adecuadas, a fin de evitar su alteración, pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.
• Actualizar y corregir los datos personales cuando sea necesario y conforme a lo que proceda legalmente.
• Los derechos del titular de la información serán especificados en el Aviso de Privacidad de Datos, el cual estará disponible en la página web de ACR PLUS S.A.S.
• Asegurar que los datos proporcionados al encargado del tratamiento sean correctos, completos, actualizados, verídicos y fáciles de entender.
• Los contratos celebrados con los encargados del tratamiento deberán incluir mecanismos claros y eficaces para la validación de los datos, asegurando su uso adecuado y actualizado en todo momento.
• Informar a los terceros o encargados sobre cualquier cambio relevante en los datos que hayan sido proporcionados, y tomar las acciones necesarias para mantener la información al día.
• Es fundamental la colaboración activa de los titulares para actualizar sus propios datos, ya que ellos son los primeros en tener conocimiento de cualquier novedad relacionada con su información. Esta cooperación es esencial para garantizar que los encargados del tratamiento reciban la información correcta y actualizada.
• Tramitar las consultas y reclamaciones de acuerdo con lo establecido en la presente Política y conforme a la normativa vigente.

12.2. ACR PLUS S.A.S EN CALIDAD DE ENCARGADO

En los casos en que ACR PLUS S.A.S. actúe como encargado del tratamiento de datos personales, deberá cumplir con las obligaciones que, en calidad de responsable, se le asignan. A continuación, se detallan las responsabilidades específicas para este rol, que no se mencionan en el apartado anterior:

• Llevar a cabo la actualización, corrección o eliminación de los datos personales de manera oportuna, conforme a las necesidades del tratamiento.
• Actualizar la información proporcionada por los responsables del tratamiento dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a partir de la recepción de dicha información.
• Garantizar el acceso a los datos personales solo a aquellas personas autorizadas por el titular o aquellas facultadas por la normativa aplicable.
• Cumplir con las directrices y requerimientos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

En cumplimiento de las normas de protección de datos personales, ACR PLUS S.A.S establece el presente procedimiento y requisitos para que los titulares de los datos personales o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, pueda presentar alguna consulta, queja y reclamo en el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten.

1. Consultas y/o peticiones

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquiera de nuestras bases de datos, debiendo ACR PLUS S.A.S suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Quejas y/o Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este reglamento o en la ley, podrán presentar un reclamo ante ACR PLUS S.A.S., el cual será́ tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ACR PLUS S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá́ hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será́ de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: De conformidad con lo señalado en la ley, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ACR PLUS S.A.S.

XV. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular de la información que desee hacer uso de los derechos que le asisten en tal condición o sus causahabientes, puede hacerlo por los siguientes medios:

a) Clientes y visitantes

• Comunicación remitida al correo electrónico servicioalcliente@acrplus.co
• A través del portal https://creditoacr.com
• En nuestra oficina, ubicada en la Cra 31 #29 77 Palmira, Valle
• WhatsApp: +57 300 5356262

b) Empleados, exempleados y candidatos

• Comunicación remitida al correo electrónico gestionhumana@acrplus.co
• En nuestra oficina, ubicada en la Cra 31 #29 77 Palmira, Valle

c) Contratistas

• Comunicación remitida al correo electrónico contabilidad@acrplus.co
• En nuestra oficina, ubicada en la Cra 31 #29 77 Palmira, Valle

d) Aliados

• Comunicación remitida al correo electrónico aliados@acrplus.co
• En nuestra oficina, ubicada en la Cra 31 #29 77 Palmira, Valle

XVI. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES NACIONAL

ACR PLUS S.A.S., como responsable de la información personal contenida en sus bases de datos y en el marco de las finalidades establecidas en esta Política, podrá realizar la transferencia o transmisión de datos a nivel nacional.

Asimismo, ACR PLUS S.A.S. suscribirá los contratos de transmisión y/o transferencia, o cualquier otro documento legal que garantice la adecuada protección de los datos personales involucrados en dichos procesos. En aquellos casos en que sea necesario, ACR PLUS S.A.S. requerirá la declaración de conformidad de los interesados.

XVI.1. RELACIÓN CON TERCEROS, ALIADOS ESTRATÉGICOS Y/O COMERCIALES Y ENCARGADOS DE ACR PLUS S.A.S

ACR PLUS S.A.S. se asegurará de que los terceros con los que establezca vínculos comerciales o alianzas cumplan con las normativas de protección de datos personales vigentes en Colombia, así como con lo dispuesto en esta Política. Sin perjuicio de cualquier otro tipo de documentación relacionada con la protección de datos, ACR PLUS S.A.S. podrá requerir a dichos terceros y/o Encargados información relevante y adecuada para verificar el cumplimiento de las disposiciones tanto de esta Política como de la normativa de protección de datos personales en Colombia.

Cuando se utilicen datos de aliados comerciales, ACR PLUS S.A.S. verificará que dichos aliados cuenten con las autorizaciones necesarias. En caso de que se permita que estos aliados accedan a datos personales con el fin de realizar ofertas comerciales, se asegurará de que los titulares hayan otorgado su consentimiento explícito para estos fines. En todo momento, los titulares tendrán la opción clara y accesible de revocar su consentimiento, y los datos serán marcados para impedir su uso posterior en ese tipo de ofertas.

Asimismo, ACR PLUS S.A.S. podrá requerir a los terceros y/o Encargados que demuestren, de manera previa, durante o después de su relación con la entidad, que cumplen con los requisitos establecidos por el régimen de protección de datos personales.

XVII. VIDEO VIGILANCIA

ACR PLUS S.A.S. emplea sistemas de videovigilancia en diversas áreas tanto internas como externas de sus instalaciones y oficinas.

Las grabaciones obtenidas a través de estos sistemas son utilizadas con fines de seguridad, para mejorar los servicios y la experiencia en las instalaciones de ACR PLUS S.A.S., y también pueden ser empleadas como evidencia en procedimientos legales ante autoridades o entidades correspondientes, cuanto sean requeridos por estas. ACR PLUS S.A.S. no proporcionará las grabaciones a terceros, salvo que exista una orden judicial emitida por la autoridad competente o en los casos en que la ley lo permita.

XVIII. VIGENCIA

Las Políticas de Tratamiento aquí establecidas entran en vigor desde su aprobación, y dejan sin efectos cualquier otra política previa relacionada con el mismo asunto.

Las bases de datos administradas por ACR PLUS S.A.S se mantendrán indefinidamente, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, laboral y contable. Sin embargo, los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la ley y en la presente política. Permanencia de los datos financieros, con base en lo señalado en la Ley Estatutaria 1266 de 2008: La información de carácter positivo permanecerá de manera indefinida en los bancos de datos de los operadores de información. Los datos cuyo contenido haga referencia al tiempo de mora, tipo de cobro, estado de la cartera, y en general, aquellos datos referentes a una situación de incumplimiento de obligaciones se regirán por un término máximo de permanencia, en los términos establecidos en la mencionada ley y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional, vencido el cual deberá ser retirada de los bancos de datos por el operador, de forma que los usuarios no puedan acceder o consultar dicha información.

ACR PLUS S.A.S se reserva el derecho a modificar las Políticas de Tratamiento en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

Historial de revisiones